Artikulo

Pangunahing Gabay sa Pagpaplano ng Iyong Pag-retiro ng iyong Kumpanya sa Bansa ng Alak ng California

Bilang VP ng Corporate & Group Sales para sa WineCountry Media - na nagmamay-ari at tumatakbo NapaValley.com , Sonoma.com , at WineCountry.com - Nakatulong ako sa mga kumpanya mula sa buong mundo na planuhin ang kanilang mga pagpupulong, pag-retiro, at mga kaganapan sa korporasyon at pangkatang grupo sa California Country sa Alak. At sa tuwing, may mga mahahalagang item na hindi naisip ng mga kumpanyang ito bago makipag-ugnay sa akin tungkol sa kanilang paparating na pagpupulong o pag-urong.


Kaya nais kong ibahagi ang aking nangungunang 14 pagsasaalang-alang na dapat isaisip ng isang CEO, executive assistant, o tagaplano ng kaganapan kapag nagpaplano ng isang corporate retreat sa Bansa ng Alak ng California. Ang aking pribadong, napapanahong checklist para sa paglikha ng isang matagumpay na pag-urong sa Bansa ng Bansa upang kumita ng mga kudo mula sa iyong mga kasamahan at gawin kang isang tagapag-ayos ng pulong.

Kaagad: Maghukay tayo. Nasa ibaba ang aktwal na palatanungan na ginagamit ko para sa bawat bagong kliyente sa korporasyon, isang pinangako ko mula sa pagtatrabaho sa iba't ibang mga kumpanya at mga serbisyong kailangan nila, at kanilang mga empleyado, pagdating nila. Sa huling tanong, magkakaroon ka ng mahigpit na pag-unawa sa kung kailan, saan, ano, at kung paano kinakailangan upang planuhin ang iyong susunod na tagumpay sa kaganapan ng koponan ng Wine Country.



Ang Katanungan


# 1. Ano ang layunin ng iyong kaganapan?

Ng mga 10 pinaka-karaniwang uri ng mga kaganapan sa kumpanya , nakakatulong malaman kung eksakto kung anong kategorya ang nabibilang sa iyong kaganapan, upang malaman ng mga salespeople ng pangkat sa mga hotel at resort sa Wine Country kung paano tumugon sa RFP (Humiling Para sa Panukala) nang naaayon. Ang isang executive meeting o empleyado ng pagsasanay sa seminar ng empleyado, halimbawa, ay malamang na gaganapin sa loob ng bahay, madalas sa isang silid-silid na walang silid na pagpupulong upang maiwasan ang mga nakakaabala, samantalang ang isang pampasigla na paglalakbay ng hapunan ng isang pangkat ay maaaring gaganapin sa labas sa isang ubasan o sa isang yungib ng alak. Ang pagbibigay ng tamang label sa iyong kaganapan sa simula ay maaaring maiwasan ang maraming mga problema sa paglaon.

# 2. Gaano kalaki ang iyong pangkat?

Magkaroon ng kamalayan na ang karamihan sa mga hotel at resort sa Wine Country ay itinuturing na 10 tao ang pinakamababang sukat ng isang 'pangkat.' Anumang laki na mas maliit kaysa sa ito ay malamang na hindi makakakuha sa iyo ng mga benepisyo ng isang pagpapareserba ng pangkat. Kung hindi mo alam ang eksaktong laki ng iyong pagdiriwang, ayos lang - inaasahan ito ng mga hotel at bibigyan ang mga kliyente ng ilang palabas sa mga hindi naka-book na silid.

Kapag nalalaman na namin ang tinatayang bilang sa iyong pangkat, pagkatapos ay itinutugma namin ito sa pinakaangkop na hotel sa hotel o resort sa Wine Country. Ang mga mas maliliit na pangkat ay may posibilidad na tumugma nang mas mahusay sa mga maliliit hanggang sa katamtamang sukat na mga pag-aari, at ang natatanging serbisyo na ibinibigay nila ay madalas na mas personal, samantalang ang malalaking mga pag-aari ng resort ay maaaring makatipid sa iyo ng libu-libo sa mga gastos sa transportasyon sa pamamagitan ng pagkakaroon ng lahat ng nais ng mga pangkat o pangangailangan sa pag-aari : restawran, spa, pagtikim ng alak, at kahit isang bowling es sa Meritage Resort and Spa .

# 3. Ang iyong pangkat ay napunta sa Bansa ng Alak bago? Kung gayon, saan ka tumira?

Hindi bihira para sa mga coordinator ng kaganapan sa pangkat na sabihin na nais nilang manatili sa Napa Valley, pagkatapos ay manatili sa Sonoma County, kahit na wala silang ideya na ang pagho-host ng retreat sa Sonoma County ay isang pagpipilian pa rin (karaniwang ito ang average Napa Valley hotel rate ng silid na makakatulong makumbinsi sila). Kung ang kliyente ay nakapunta na sa Bansa ng Alak bago, pagkatapos ay karaniwang may malinaw silang ideya kung saan nila nais i-host ang kanilang kaganapan. At alam kung saan sila nanatili at kumain ng pagkain ay nagpapaalam sa amin na huwag magpadala ng mga RFP sa parehong mga lugar, maliban kung partikular nilang hiniling ito.


# 4. Nais mo bang manatili sa Napa Valley o Sonoma County?

Humigit-kumulang 90% ng mga kliyente sa kaganapan sa korporasyon ang nagsabing nais nilang i-host ang kanilang retreat sa Napa Valley, ngunit kapag inirerekumenda rin ang Sonoma County, karaniwang bukas sila sa iyon bilang isang pagpipilian. Ang karaniwang tumutukoy sa kanilang panghuling patutunguhan ay gastos: Ang isang silid sa hotel sa Sonoma County ay karaniwang mga 30% na mas mababa sa Napa Valley, at karamihan sa mga tao ay hinihingal kapag naririnig nila ang average na gastos ng isang rate ng silid ng tag-init sa katapusan ng linggo sa Napa Valley.

# 5. Ilan ang mga silid na kakailanganin mo para sa iyong pangkat?

Ang katanungang ito ay madalas na tumatawa ng mga tawa. Ang pag-iisip ng mga executive ng kumpanya na nagbabahagi ng isang silid sa hotel ay nakakatuwa sa mga executive assistant. Ngunit magulat ka kung gaano kadalas ito stumps sa taong naatasan sa pagpaplano ng corporate event. Nais ba ng kumpanya na makatipid ng pera sa pamamagitan ng pagkakaroon ng koponan sa pagbabahagi ng mga silid? Ang ilan ba sa mga kawani ay nais na dalhin ang kanilang mga kasosyo (o maaari ba nila)? Susunod sa badyet, ang pagkakaroon ng isang malinaw na ideya kung gaano karaming mga silid ang kakailanganin mo ay isa sa pinakamahalagang kadahilanan ng pag-book ng retreat ng kumpanya.


# 6. Ano ang iyong pagdating at petsa ng pag-alis?

Ang pamantayan sa industriya na sagot sa katanungang ito ay upang ibigay ang petsa ng pagdating at petsa ng pag-alis, sa format na ito: Darating kami sa Miyerkules, Marso 3 at aalis sa Linggo, Marso 7. Sinasabi lamang na ang isang 3-araw na retreat ay hindi malinaw, at pagdating sa pag-book ng isang $ 40,000 na kaganapan, ang kalinawan ay susi. Kung hindi mo alam ang eksaktong mga petsa ng pananatili ng iyong pangkat, ang isang benta ng hotel ay maaari ka lang bigyan ng isang pagtatantya sa mga gastos at marahil ay hindi maghawak ng isang bloke ng mga silid para sa iyo. Hindi ito isang break-deal ngunit ang pagkakaroon ng isang malinaw na petsa ng pagdating at pag-alis ay magpapadali sa trabaho ng lahat.

At FYI, maraming mga hotel at resort sa Wine Country ang may minimum na 2-gabi sa pagtatapos ng linggo, kaya kung ang iyong pag-retreat sa korporasyon ay magtatapos sa isang Sabado, maaari ka ring singilin para sa Sabado ng gabi. At dahil ang Wine Country ay isang tanyag na patutunguhan para sa mga turista sa katapusan ng linggo, ang pag-book ng iyong kaganapan Linggo hanggang Huwebes ay maaaring makatipid sa iyo ng libu-libong dolyar.

# 7. Naaangkop ba ang iyong pagdating at petsa ng pag-alis?

Bagaman kapaki-pakinabang na ang mga petsa ng paglalakbay ay nakatakda sa bato, hindi ito mahalaga. Madalas na tinatanong ng mga hotel at resort kung may kakayahang umangkop ang mga petsa ng kaganapan ng iyong pangkat, dahil minsan ay naubos ang mga iyon sa mga tukoy na petsa o kahit sa una o huling araw lamang. Ang pagsasabi na okay ka sa Lunes-Martes o Martes-Miyerkules ay nagbibigay sa tagabenta ng hotel ng higit na kalayaan.

# 8. Ano ang iyong tinatayang badyet?

Magulat ka kung gaano kadalas ang isang bagong client ng kaganapan sa pangkat ay walang sagot sa katanungang ito, alinman dahil hindi sila binigyan ng badyet, o nakikipag-ugnay sa amin ang korporasyon upang matukoy kung ano ang dapat na kanilang badyet. Ang pagkakaroon ng tinatayang badyet ay hindi mahalaga ngunit napaka kapaki-pakinabang para sa pagtukoy ng kalibre, tiyempo, at lokasyon ng isang hotel o venue ng retreat ng kumpanya. Para sa isang average na kaganapan sa pangkat (hotel, puwang ng pagpupulong + F & B / A / V, transportasyon, pagkain), isang minimum na $ 500 bawat tao bawat gabi ay isang magandang lugar upang magsimula.


Tungkol sa mga badyet, ang isang salitang nais mong magkaroon sa iyong leksikon ay 'mga konsesyon,' na kung saan ay lingo ng hotel para sa mga freebies. Habang hindi kami nakipag-ayos sa mga rate ng pangkat para sa iyo, ang isang hotel o lugar ng pagpupulong ay madalas na nag-aalok ng labis na mga konsesyon para sa aming mga kliyente dahil madalas kaming nakikipagtulungan sa kanila. Sa madaling sabi, ang pag-book ng iyong kaganapan sa korporasyon sa pamamagitan namin ay makakapagtipid sa iyo ng pera at humihingi ng mga karagdagan na konsesyon - tulad ng pagwagayway sa bayad sa resort o bayad sa Wi-Fi - mas makatipid sa iyo ng mas maraming pera.

# 9. Ano ang gastos ng ballpark sa mga rate ng kuwarto?

Kung ang isang client ng kaganapan sa korporasyon ay walang naisip na badyet, halos palaging mayroon silang ideya sa ballpark kung magkano ang nais nilang gastusin sa isang silid bawat gabi. Ang mga rate ng silid para sa mga pangkat ay karaniwang mas mababa sa mga rate ng 'paglalakbay sa paglibang', at ang mga rate ng Linggo hanggang Huwebes ay halos palaging mas mura kaysa sa mga rate ng katapusan ng linggo, dahil ang Wine Country ay isang tanyag na patutunguhan sa pagtatapos ng katapusan ng linggo.

Ang pag-alam kung magkano ang gugugol sa isang silid ng hotel ay nakakatulong sa pagtukoy kung aling mga hotel ang pinakaangkop para sa iyong pangkat. Sa mababang dulo para sa tag-init, asahan na magbayad ng halos $ 250 bawat kuwarto sa gabi sa Sonoma County. Para sa isang marangyang pag-aari sa Napa Valley sa panahon ng mataas na panahon, asahan na magbayad ng halos $ 500 hanggang $ 600 bawat kuwarto sa gabi sa isang minimum.

# 10. Kakailanganin mo rin ba ang transportasyon?

Muli, magulat ka sa kung gaano karaming mga tao na may tungkulin sa pagsasama-sama ng pag-urong ng grupo ng kumpanya na hindi kadahilanan sa mga gastos sa transportasyon, kapwa mula sa paliparan at mga off-site mula sa hotel. Napakakaunting mga hotel sa Wine Country ang may direktang serbisyo sa shuttle mula sa mga paliparan ng San Francisco at Oakland (ang Doubletree Sonoma Wine Country ay isang pambihirang pagbubukod), kaya kung kailangan mo ng pagsakay mula sa paliparan o sa isang pagawaan ng alak mula sa iyong hotel, makikita mo kailangang mag-book nang maaga sa isang kumpanya ng transportasyon. Sa WineCountry, nakipagsosyo kami sa maraming mga lokal na kumpanya ng transportasyon at ikalulugod naming inirerekumenda ang pinakaangkop para sa iyong pangkat.

# 11. Kakailanganin mo ba ang puwang ng pagpupulong? Kung oo, anong mga araw ang kakailanganin mong magreserba ng puwang ng pagpupulong at kung gaano karaming mga tao? Kakailanganin mo ba ng audio / video at F & B? Mayroon bang ibang mga pangangailangan ang iyong pangkat?

Halos bawat kaganapan sa korporasyon o pangkat ay nangangailangan ng isang uri ng puwang ng pagpupulong o silid-aralan, alinman sa loob ng isang hotel o sa isang pagawaan ng alak. Ang mga katanungang nais mong magkaroon ng mga sagot nang maaga ay kasama ang: Para sa ilang tao? Para sa anong panahon sa buong araw? Kakailanganin mo ba ang serbisyo sa pagkain at inumin? Nais mo bang ihain ang alak (tulad ng sa isang alak)? Kakailanganin mo ba ng kagamitan sa audio / video? Paano mo nais na ayusin ang mga mesa at upuan? Magkakaroon ka ba ng anumang mga sesyon ng breakout?

Ang tipikal na gastos ng pagrenta ng isang puwang ng pagpupulong ay nag-iiba-iba sa Bansa ng Alak. Mayroon kaming ilang mga kasosyo sa hotel na madalas na iwagayway ang kanilang bayad sa pag-upa sa puwang ng pulong (karaniwang kung sumasang-ayon ang kliyente sa isang minimum na singil ng F & B), habang ang iba ay naniningil ng mga minimum na apat na pigura. Kung hihilingin mo para sa mga konsesyon, ang bayad sa puwang sa pulong ay isang magandang lugar upang magsimula.


# 12. Kakailanganin mo ba ng tulong sa pag-aayos ng tanghalian o hapunan?

Para sa karamihan ng mga kaganapan sa korporasyon at pangkatang nagaganap sa Napa Valley at Sonoma County, ang tanghalian ay kasama sa bayad sa puwang na F & F charge, alinman bilang isang kahon na tanghalian o pag-set up ng istilong buffet alinman sa loob ng silid ng pagpupulong o sa pasilyo. Kung nais mo at ng iyong mga katrabaho na maglunch o maghapunan na malayo sa hotel, nasisiyahan kaming mag-alok ng mga rekomendasyon para sa iyo (lahat kami ay mga snob ng pagkain dito, kaya't hindi ka namin maiiwasan ng mali). Ang isang tanyag na pagpipilian ay ang magkaroon ng isang pangkatang hapunan sa isang alak, alinman sa labas ng mga puno ng ubas o sa isang yungib ng alak, tulad ng kamangha-manghang karanasan sa pagkain sa yungib sa Pine Ridge Vineyards sa Napa Valley.

Tandaan na kung ang restawran o pagawaan ng alak ay wala sa distansya ng paglalakad - isang mahusay na dahilan upang mag-book ng isang hotel sa bayan - marahil kakailanganin mong kumuha ng isang kumpanya ng transportasyon kung nais mong maglakbay bilang isang pangkat, na maaaring maging napakamahal. Bilang kahalili, ang Uber at Lyft ay magagamit sa buong Bansa ng Alak.

# 13. Kakailanganin mo ba ng tulong sa pag-aayos ng mga aktibidad, tulad ng pagtikim ng alak?

Kailan sa Roma, di ba? Halos bawat kaganapan sa korporasyon at pangkat na tutulungan namin ang plano ay may kasamang pagbisita sa isa o higit pang mga alak para sa isang karanasan sa pagtikim at pagrerekomenda ng mga pagawaan ng alak ay aming specialty. Tulad ng kainan sa isang off-site na restawran, tandaan na kung ang alak na gusto mong bisitahin ay hindi nasa maigsing distansya, malamang na kukuha ka ng isang kumpanya ng transportasyon o pagsakay sa serbisyo. At kahit na maaari mo lamang tikman ang alak sa pamamagitan ng kaunting paghigop, magulat ka kung gaano kabilis ang antas ng iyong dugo-alkohol ay maaaring lumago nang lampas sa .08%.

# 14. Interesado ka bang gumawa ng iba pang mga aktibidad bukod sa pagtikim ng alak, tulad ng mga kumpetisyon sa pagbuo ng koponan sa pagluluto?

Kasabay ng pagtikim ng alak, may mga dose-dosenang iba pang mga aktibidad na magagamit sa Bansa ng Alak na maaari naming matulungan na ayusin ang iyong kaganapan sa pangkat, lahat mula sa Sip-n-Cycle na mga paglilibot sa bisikleta hanggang sa gourmet na pagkain at mga paglilibot sa alak, mga kaganapan sa pagbuo ng koponan (ang mga kumpetisyon sa pagluluto ay talagang tanyag ), mga aralin sa paghahalo ng alak, at mga paglalakbay sa paglalakad ng ubasan. Upang matingnan ang isang malawak na hanay ng mga nakakatuwang mga aktibidad sa Bansa para sa iyong pangkat, suriin Mga Karanasan sa WineCountry .


Kung nakarating ka sa katapusan ng artikulong ito, binabati kita! Nasa iyo ngayon ang lahat ng mga sagot upang mag-host ng isang masaya at mabungang corporate o pangkasalukuyang kaganapan sa California Country ng Bino. Ang susunod na hakbang ay tawagan ako sa (415) 518-1402, o i-email ako sa matt@winecountry.com . Hindi lamang kita tutulungan na makahanap ng mga perpektong lugar para sa iyong susunod na kaganapan sa korporasyon o kaganapan sa koponan, ilalagay ko sa iyo ang pakikipag-ugnay sa tamang tao na kailangan mong kausapin - at marahil ay makakatulong din sa pagtipid sa iyo ng pera.

Panghuli, nabanggit ko ba na ang aming Rekomendasyon at Referral na Serbisyo ay libre? Kumikita kami ng isang maliit na komisyon mula sa aming mga kasosyo sa hotel sa bayad sa kuwarto, ngunit ang hotel na sumasakop sa gastos na iyon, hindi ikaw. Kaya't talagang walang dahilan na huwag gamitin ang aming Rekomendasyon at Serbisyo ng Referral para sa mga kaganapan sa korporasyon at pangkat sa Napa Valley at Sonoma County.


- Patnubay sa Pagtikim ng Alak Tulad ng isang Pro -

- Ang 9 Pinakamahusay na Mga Hotel sa Bansa ng Alak na Bisitahin sa 2018 -


Inirerekumendang